CARTA:Normalmente, el nombre y la dirección del destinatario aparecen en el anverso del sobre. El nombre y la dirección del remitente aparecen en el reverso del mismo (en el caso de sobres manuscritos) o en el anverso (en los sobres pre impresos). Existen cartas sin remitente, en las que no está anotada la dirección de quien envía la carta, bien por olvido o por omisión consciente del remitente.[1]
La carta es para contar algo, para brindar un mensaje completo, con lujo de detalles.[2]
OFICIO:El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etc. Estas redacciones se utilizan en instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras.
- Membrete
Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante para un oficio.
- Nombre de Año
Es la denominación que se le da al año actual P.Ej. "Año de la Paz Mundial".
- Lugar y fecha
Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año en curso.
- Numeración
En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorándum; la palabra oficio con mayúsculas, seguida del número de expedición y separada por una línea oblicua y, a continuación, las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada por una línea oblicua y el año en curso.
- Destinatario
Es la parte que abarca cuatro líneas o más, según lo requerido. Aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige.
- Asunto
Es la cuarta parte y se escribe con mayúsculas la palabra ASUNTO, seguida de dos puntos y luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto, que se explicará en el cuerpo.
- Referencia
Es la quinta parte que se usa, sólo cuando es necesario mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula y debajo del asunto.
En algunos casos esta parte del oficio se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios.
- Cuerpo o texto
Es la parte central del documento, donde se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar el texto, tales como:
· "Tengo a bien comunicarle..."
· "Me es muy grato comunicarle..."
· "Tengo el honor de dirigirme..."
- Despedida
En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía. Existen, también, expresiones conocidas como:
Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideración y estima personal.
Atentamente,
- Firma y posfirma
Firma: Se escribe la rúbrica a mano.
Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo.
- Iníciales
Al igual que en el memorándum, las iníciales del remitente se escriben con letras mayúsculas y, en minúsculas, las de la persona que mecanografió el documento.
- Anexo
Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como catálogos, revistas, tarjetas, programas, etc.
- Distribución
Se usa, generalmente, en los oficios múltiples; aquí se menciona a las personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio. [1]
CONSTANCIA:CIRCULAR:Una circular es una carta para ordenar o informar sobre un asunto a conjunto de personas de un grupo interno. Esta carta es enviada por un superior a sus subordinados.[1]
INFORME:El propósito del informe, como su propio nombre indica, es informar. Sin embargo, los informes pueden incluir elementos persuasivos, tales como recomendaciones, sugerencias u otras conclusiones motivacionales que indican posibles acciones futuras que el lector del informe pudiera adoptar. Los informes pueden ser públicos o privados y tratan a menudo sobre preguntas planteadas por individuos del gobierno, los negocios, la educación o la ciencia.
Tipos de informes
Existen 33 tipos de informes:INFORME DE CONSEJO
· De conformidad con el Artículo 6o. de los Estatutos del Consejo de Administración de la Cía. de Telecomunicaciones, S.A., con fecha 16 de julio de , se llevó a cabo la Junta de Consejo 18, con la asistencia de 22 Accionistas y el Secretario de Actas y Acuerdos, concretándose los siguientes Acuerdos por unanimidad:
· 1.- A partir del lo. de enero del año próximo se incrementará el capital social de la empresa en $11,000,000.00 (ONCE MILLONES DE PESOS M.N.), para la construcción de una nueva planta de componentes electrónicos en San Juan del Río, Qro., con una aportación de $500,000.00 por cada uno de los 22 accionistas presentes.
· 2.- La Planta ubicada en Lagos de Moreno, Jal., no cuenta con insumos secundarios producidos en la zona para la manufactura de aparatos de telefonía celular, teniéndose que comprar y trasladar desde el Distrito Federal, lo cual ha incrementado el costo de fabricación, motivo por lo que, se acuerda el cierre de estas instalaciones para trasladarlas en un plazo no mayor de tres años a Naucalpan, Edo. de México, cuyo costo será estudiado y analizado por las Gerencias de Producción y de Finanzas para ser presentado a este Consejo en la próxima junta del lo. de septiembre próximo.
· La junta se dio por terminada a las 20:00 horas del mismo día, habiendo firmado todos los asistentes el acta correspondiente.
· España, Madrid., a 3 de Diciembre de 2009.
· EL SECRETARIO DE ACTAS Y ACUERDOS
LIC. PATRICIO ZUÑIGA BARRAGAN[2]
LIC. PATRICIO ZUÑIGA BARRAGAN[2]
CERTIFICADO:El certificado es un [tipo de texto] administrativo empleado para constatar un determinado hecho. En el proceso de solicitud de un puesto de trabajo, en especial cuando se trata de una institución oficial, los certificados son fundamentales para demostrar la formación y la experiencia. La persona que redacta el certificado no es necesariamente la misma que el que la firma; de hecho, en ocasiones es el propio interesado el que presenta el certificado ya redactado para que el responsable sólo tenga que firmarlo.[1]
REGLAMENTO:Un reglamento es una colección ordenada de reglas o preceptos que, por autoridad competente, se dan para la ejecución de una ley o para el régimen de una corporación, una escuela, una dependencia o un servicio
INSTRUCTIVO:Podríamos definir al instructivo como una serie de explicaciones e instrucciones que son agrupadas, organizadas y expuestas de diferente manera para darle a un individuo la posibilidad de actuar de acuerdo a cómo sea requerido para cada situación. El instructivo puede ser muy variado de acuerdo al tipo de situación que se aplique.[1]
MEMORANDUM:A memorandum may have any format, or it may have a format specific to an office or institution. Un Memorando Puede Tener Cualquier Formato, O Puede Tener Un Formato Específico Para Una Oficina O Institución. In law specifically, a memorandum is a record of the terms of a transaction or contract, such as a policy memo, memorandum of understanding , memorandum of agreement , or memorandum of association . En El Derecho En Concreto, Un Memorándum Es Un Registro De Los Términos De Una Transacción O Contrato, Como Una Nota De La Política, Memorando De Entendimiento , Protocolo De Acuerdo O Memorando De Asociación . Alternative formats include memos, briefing notes, reports, letters or binders. Formatos Alternativos Incluyen Memorandos, Notas Informativas, Informes, Cartas O Carpetas. They could be one page long or many. Pueden Ser Una O Muchas Páginas.
ACTA:Es una certificación o testimonio escrito en la cual se da cuenta de lo sucedido, tratado o pactado en oportunidad de cualquier circunstancia que lo amerite como ser la reunión de un consorcio.[1]
ACUERDO:Es, por lo tanto, la manifestación de una convergencia de voluntades con la finalidad de producir efectos jurídicos. El principal efecto jurídico del acuerdo es su obligatoriedad para las partes que lo otorgan naciendo para las mismas obligaciones y derechos. Es válido cualquiera que sea la forma de su celebración, oral o escrita, siempre que el consentimiento de los otorgantes sea válido y su objeto cierto, determinado, no esté fuera del comercio o sea imposible.[1]
EDICTO:Los magistrados emitían el edicto al comienzo de su mandato de 1 año a modo de programa que había de regir el mismo y lo hacían público mediante su escritura en una tabla que se exponía a la vista de los ciudadanos.[1]
VALE:Un vale es un documento comercial, para pagar un producto, ya sea bien o servicio. Puede representar el pago total o parcial.
El vocablo vale se utiliza para movimientos internos de una oficina o empresa
VALE DE CAJA
- Fecha
- Cantidad (en número y letra)
- Especificación clara sobre el concepto
- Rúbrica de autorización
- Firma de la persona que recibe el dinero[1]
RECIBO:Certifica que se ha pagado por un servicio o producto.
1) Ordinarias. Documentan la operación comercial.
2) Rectificativas. Documentan correcciones de una o más recibos anteriores, o bien devoluciones de productos, envases y embalajes o comisiones por volumen.
3) Recapitulativas. Documentan agrupaciones de recibos de un período. Para que este recibo tenga validez fiscal se han de anular las anteriores[1]
MINUTA:1 Anotación que se hace de algo para recordarlo.
2 Borrador que se hace de un escrito, especialmente de un contrato, antes de redactarlo definitivamente.
3 Nota escrita en la que se expresa la cantidad de dinero que hay que pagar a un profesional por su trabajo, especialmente a un abogado.
4 Lista detallada de los platos que se sirven en una comida o que están disponibles en un restaurante, generalmente acompañados de su precio[1]
AGENDA:El término agenda puede referir a los siguientes artículos:
- Agenda electrónica, un dispositivo o programa que permite almacenar apuntes.
- Agenda (de reunión), una lista de puntos a ser discutidos en una reunión.
- Agenda personal, un libro en blanco para anotar actividades personales previstas.
- Diario personal, un documento escrito en el cual se relata lo ocurrido cada cierto tiempo[1]
